Les ordres du jour de réunion

Cette page fournit des informations utiles sur les ordres du jour de réunion, et vous aidera à créer différents types d'ordres du jour.

• Conseils de rédaction d'ordre du jour de réunion
• Exécution de l'ordre du jour d'une réunion
• Formats d'ordres du jour de réunion
• Structure typique d'un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour est une liste structurée des points à couvrir ou des activités à aborder durant une réunion. Les points de l'ordre du jour sont répertoriés dans l'ordre dans lequel la discussion doit se dérouler. Une tranche horaire spécifique doit être prévue pour chaque point, de façon à ce qu'aucun sujet ne soit négligé.

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Conseils de rédaction d'ordre du jour de réunion

• Veillez à ce que l'ordre du jour de la réunion soit préparé et distribué en temps utile avant le début de la réunion.
• Rassemblez les suggestions de tous les participants sur les thèmes à aborder avant de rédiger l'ordre du jour.
• Référez-vous aux ordres du jour des réunions antérieures ou à des exemples d'ordres du jour de réunion pour vous inspirer de leur structure ou y prélever des idées de sujets de discussion.
• Dans le cas d'une réunion périodique se répétant à intervalles réguliers, veillez à transférer tous les points en suspens à partir du compte-rendu de la dernière réunion.
• Déléguez les tâches de préparation à effectuer avant la réunion aux autres participants.
• Veillez à ménager ou à envisager suffisamment de pauses.
• Signalez aux participants prévus si leur présence est indispensable ou non.
• Assurez-vous que les présentateurs sont bien au courant de la plage horaire qui leur est allouée, et de ce qu'ils doivent couvrir.
• Le succès d'une réunion repose en bonne partie sur sa préparation !

Exécution de l'ordre du jour d'une réunion

• Avant que la réunion ne commence, désignez la personne qui sera chargée de prendre des notes pendant la réunion.
• Veillez à solliciter les participants durant la réunion. En particulier, invitez les personnes restant silencieuses à donner leur avis, et encouragez l'ensemble des participants à faire part de leurs commentaires.
• Essayez de ne pas dévier de l'horaire établi en respectant les créneaux alloués à chaque sujet. Pensez à signaler aux présentateurs le temps qu'il leur reste pour éviter de devoir les interrompre avant la fin de leur intervention.
• Obtenez l'accord de tous les participants avant de laisser une discussion constructive dépasser l'horaire prévu.
• Envisagez de faire appel à un outil de brainstorming et/ou à un logiciel de création d'ordre du jour pour en faciliter la préparation.
• Si vous travaillez dans une grande entreprise où les réunions sont fréquentes, pensez à utiliser un logiciel de gestion de réunion.

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Formats d'ordres du jour de réunion

• En haut de l'ordre du jour, indiquez la date, le lieu, l'horaire, le nom de l'animateur, la liste des participants, le titre et l'objectif de la réunion.
• Dans le corps du document, insérez un tableau à trois colonnes, contenant la description de chaque sujet de discussion, son créneau horaire et le nom de son présentateur.
• Incluez une description et un objectif pour chaque sujet.
• Envisagez de créer un modèle de compte-rendu pour faciliter la prise de notes et la délégation des tâches résultant de la discussion. Certains logiciels de gestion de réunion disposent de fonctions vous permettant d'associer des notes à chaque sujet et de créer le compte-rendu automatiquement sur la base de ces notes.

Structure typique d'un ordre du jour de réunion

• Bienvenue / Remarques préliminaires
• Examen et discussion des points restés en suspens au terme de la dernière réunion
• 1er point
• 2ème point
• 3ème point et ainsi de suite.
• Autres questions
• Date de la prochaine réunion
• Remarques de clôture
• Approbation du compte-rendu

Exemples d'ordres du jour de réunion