A la recherche d'un exemple d'ordre du jour de réunion ?
Il ne fait aucun doute que vos réunions ont beaucoup plus de chances de ne pas dépasser l'horaire prévu si elles sont fondées sur un ordre du jour précis, mais il peut arriver que le temps vous manque pour en rédiger un de toutes pièces. Assurément, des recherches sur Internet vous permettront de trouver des modèles adéquats, mais la plupart du temps vous devrez néanmoins y apporter un certain nombre de modifications.
Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster proposent une gamme de modèles d'ordre du jour dont la personnalisation ne demande que peu d'effort.
En guise d'exemple, voici un modèle d'ordre du jour créé avec MeetingBooster.
Informations à inclure dans un modèle d'ordre du jour
- Objectif de la réunion
- Sujets de discussion
- Tranche horaire associée à chaque sujet
- Présentateur de chaque sujet
Un modèle d'ordre du jour doit impérativement inclure les renseignements suivants :
Réitérez l'objectif de votre réunion
La première étape de la création d'un ordre du jour de réunion est d'en rappeler l'objectif.
- Planning stratégique
- Etat des lieux
- Brainstorming
- Définition d'objectifs
- Examen de solutions possibles
Exemples d'objectifs possibles :
Sélectionnez les sujets de discussion de votre ordre du jour
Si elle ne suit pas un ordre du jour précis, une réunion peut facilement dévier de son objectif. C'est pourquoi l'étape suivante de la création d'un ordre du jour est de sélectionner soigneusement les sujets à aborder au cours de la discussion.
Si votre réunion a plusieurs objectifs, vous pouvez consacrer un sujet à chaque objectif. Vous trouverez ci-dessous quelques idées de sujets de discussion courants.
- Statistiques de performance
- Mesures de réduction des coûts
- Nouvelles opportunités
- Tendances du marché
- Fidélisation de la clientèle
Sujets à inclure dans un modèle d'ordre du jour :
- Invités spéciaux
- Présentations audiovisuelles
- Besoins techniques
- Pauses
Outre aux sujets mentionnés ci-dessus, vous pouvez envisager d'inclure les points suivants dans votre modèle d'ordre du jour :
Attribuez une tranche horaire à chaque sujet de discussion
Pour éviter que la réunion ne dépasse l'horaire prévu, il est important de déterminer le temps de discussion à associer à chaque sujet. La consultation de l'ordre du jour d'une réunion passée peut vous aider à définir des tranches horaires réalistes.
Définissez le présentateur de chaque sujet
L'étape finale de la création d'un ordre du jour est de désigner les personnes chargées de présenter les différents sujets de discussion. La distribution de l'ordre du jour avec suffisamment d'avance permettra ainsi aux participants concernés de se préparer adéquatement.
Utilisation d'un modèle d'ordre du jour de réunion
La création d'un ordre du jour de toutes pièces peut s'avérer fastidieuse. Si vous manquez de temps et êtes à la recherche d'un outil capable de vous aider à créer des ordres du jour de réunion utiles et efficaces , les modèles d'ordre du jour de MeetingBooster peuvent vous être d'un grand secours. Une fois votre ordre du jour établi, vous pourrez même le sauvegarder en ligne en tant que modèle pour une réutilisation future ou le partager avec vos collègues de façon à harmoniser vos procédures de conduite de réunion.
Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques-uns des modèles d'ordre du jour de réunion fournis par MeetingBooster dans le but de vous aider à préparer les ordres du jour de vos réunions futures.
- Ordre du jour de réunion commerciale
- Ordre du jour du comité directeur
- Ordre du jour de réunion d'affaires
- Ordre du jour de réunion du personnel
- Ordre du jour de réunion de projet
- Ordre du jour de réunion d'équipe
- Ordre du jour de réunion de Management
MeetingBooster propose également des modèles d'ordre du jour axés sur les tâches vous permettant d'assigner des tâches préliminaires aux participants de vos réunions, telles la préparation d'un budget prévisionnel, la compilation de l'état des lieux d'un projet, et ainsi de suite. Tous les modèles proposés peuvent aisément être personnalisés selon les normes en usage dans votre organisation.
Les avantages des modèles d'ordre du jour de MeetingBooster
MeetingBooster intègre les fonctions suivantes pour rendre l'utilisation de ses modèles d'ordre du jour encore plus aisée
- Système automatisé pour l'envoi de suggestions par les participants
- Outil de rédaction de l'ordre du jour intuitif et efficace
- Outil performant pour la répartition du temps entre les points à couvrir
- Allocation de tâches de préparation à la réunion
- Distribution automatique de l'ordre du jour
